在上一篇“OA系统全解”的文章中，我们介绍了文档管理的功能，用于对单位内的公共文档进行管理。今天我们介绍一项对个人文档进行管理的功能——个人文件柜。
OA系统作为一种面向全员办公的管理软件，能够提供几项面向个人应用的功能，是充分考虑到了员工的工作需求的，所以如果不能好好的利用，不能不说是一种浪费。
什么是个人文件柜呢?国内领先的OA办公系统厂商华天动力对其的解释是：个人文件柜给用户提供了一个自由的文档存放空间，简单操作既可管理私人文件，也可将文件共享给同事，或者通过短消息等方式发送给其他用户，做到真正的文件一站式管理。管理员可以为每个人分配文件柜空间，使管理更方便。
个人文件柜的功能结构
可能会有人觉得这个功能多余，因为个人文件保存在自己的电脑上就可以了，为什么还要多此一举的传到OA系统上呢?
小编认为，这个功能是非常有必要的，主要有两个原因：
首先，上传到OA系统中可以保证文件的安全。因为重要文件放在个人电脑上是不够安全的，有系统崩溃、病毒或误删除等诸多风险。而OA系统服务器作为企业级的应用支撑，其安全性要远远超过个人电脑，所以将重要文件存放在这里，无疑是给文件上了双保险。
其次，上传到OA系统中可以方便的远程使用。大多数企事业单位的OA系统都支持外网访问，实现跨地域、全天候的应用。将文件传到OA系统中，就可以随时随地的访问这些文档，无论是在家里，还是出差都可以很方便的使用。即使是存放在便携性很强的笔记本电脑上，也显然不如这种方式便利。
需要指出的是，个人文件柜中的文件不是“死”的，而是可以灵活的运用，进行很多操作。比如在华天动力OA系统中，个人文件柜中的文件也可以共享给其他用户，并且设置共享权限，包括访问权限和修改权限。点击用户姓名，就能够看到共享的文件夹及文件。
同时，个人文件柜中的文件还能够以各种形式发送，包括短消息、文件、新闻、通知、公告等。这样一些重要的文件就可以直接在OA系统中发送给相关人员，而无需再从本地上传。
在华天动力OA系统的个人文件柜功能中，还有一个很重要的功能，管理员可以给每个用户分配存储空间的大小。文件多的用户分配的空间大，文件少的用户分配的空间小，这样既能够满足不同用户的需求，又可以避免OA系统服务器不堪重负。这是一个很重要的保障措施。
看得出来，“个人文件柜”是OA系统中一项比较简单的小功能，但其实功能无大小，关键看你怎么去用。用好了，小功能也有大作用。
