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居家办公两周:我挖掘出了这份高效远程会议指南

发布时间:2020-02-21 17:09:30  来源:砍柴网 周兴斌      背景:

    谁也没想到2020一年的一场疫情打乱了所有人的节奏。疫情仍在继续,但企业复工也是刻不容缓的事情。在居家办公的情况下,各式各样的远程办公工具开始走入我们的视线当中。

  如今,在家办公两周后,不少人可能和我有类似的感觉:相对于一些简单的文件传输、打卡等行为,远程会议才是真正难啃的骨头。

  因为在远程协作中,很多沟通需要通过远程会议来完成,远程会议是否高效决定了远程协作的效率,解锁出视频会议的正确打开方式,已然成为远程办公的当务之急。

  沟通硬伤明显:空间差异引发的信息传递低效

  远程会议最大的痛点在于差异化环境下的沟通效率问题。

  “在家办公期间部门开会是最难受的。”任职于某牧业公司市场部主管的王旭(化名)表示:“很多在家办公的同事经常因为网络问题错过某些会议内容,通常视频(会议)结束后仍需要以书面的形式去强调会议内容重点,(远程会议)效率是比较低的。”

  一方面疫情特殊时间节点上,在家办公成为企业方面兼顾疫情防控以及维持业务正常进展的最佳解决方案,另一方面,由于家庭环境下的工作氛围问题,信息传递的效率不可避免的有所下降。

  因此,准确的会议记录文本,就成为弥补效率空缺的关键。

  线上会议与线下会议的差别,核心在于以氛围、环境的影响下,交互方式的差异化。

  传统会议中的文字记录、文档整理、知识分享等功能欠缺,导致信息传递不畅通。在线下的会议中,很多时候需要看回放、多次重听,才能理解会议要求,极大的降低工作效率。

  对于许多有跨国业务公司来说,会议总是受限于网络、语言等各种原因造成会议过程冗长,交流起来既不方便,也不高效。

  总结起来,传统线上会议,其实有三大痛点:

  1.快速将视频语音转化为文字的需求非常迫切,或者是转化成文本记录留存。

  远程办公需要以准确的文本记录作为效率补充,核心就是如何从高效准确的完成会议语音到会议文本的转化。

  2.方便远程演示、沟通。

  空间的隔阂导致很多时候线上PPT演示的效果大打折扣,由于网络延迟等诸多环境原因,在家办公的同事很难获取到全部的关键信息,

  3.能够快速翻译,适用于远程跨国会议、国际论坛等多场景。

  对于很多有跨国业务的企业来讲,翻译是远程会议中必不可少的重要部分,由会议音频到文本再到翻译后的会议内容文字再现是一个冗杂且效率低下会议交流环节,因而,快速将外文音频翻译至文本是提升跨国远程会议效率的关键。

  归根结底,很多吐槽在家工作效率低下的企业管理者,归根结底还是信息传递的不到位。在特殊的疫情期间,如何以有效的方式解决这一难题成为提升居家办公效率当务之急。

  技术基础+痛点挖掘双轮驱动:对症下药方能一击必中

  “其实现在一些远程会议产品已经能够很好满足线上会议的需求,像前两天我们公司在线上组织一个开工动员大会,大约有180多位来自于各个地区各个部门的同事参与了这次视频会议。”王旭表示,这其实也是公司第一次在线上开这么大规模的会议,“确实没想到(讯飞L1)能同时承载这么多人同时在线。”

  (300多人视频会议)

  经多方了解,我们发现越来越多的企业开始使用讯飞听见L1作为远程会议平台。

  “相比于普通的远程会议中,大家汇聚在线下会议室中进行跨地区开会,讯飞听见L1更适用于多人、多地点的在线会议协同办公。”某快消品公司渠道负责人徐闻(化名)表示:“由于业务需要,平时青岛、郑州来回跑,疫情期间只好通过视频来联系业务。”

  据悉,科大讯飞旗下远程会议产品L1,最大支持200路多方视频会议接入,会议主持可以通过屏幕内容共享,将资料实时同步给所有与会人员,并通过讯飞的“实时语音转写翻译”功能实现会议内容的快速文字化。

  在语音转文字方面,目前讯飞L1产品的实时语音转写翻译的准确率最高达95%,通过实时的语音转写增加了沟通的有效性,同时弥补了远程会议效率不足。

  “会议结束后用手机扫码就能下载会议的文字版,十分方便。”徐闻表示。据悉,徐闻公司所使用的讯飞L1支持会议记录转写结果智能排版,通过自动生成二维码,使扫码获取更快捷,会议的内容保存也更加安全。

  据公开资料显示,在产品的交互上,L1相关产品支持本地、远程文档演示,根据演讲内容实时同步字幕,并通过使用白板批注功能,与与会人员同步互动,以解决远程演示中的信息精准获取问题。

  同时,在会议结束后,会议文档的结构化存储可以迅速的沉淀此次远程会议、培训成果,从而不断的积累来沉淀组织资源和文化。

  一款好的在线办公产品为什么能直击企业远程办公痛点?

  *强悍的硬实力

  通过以上企业管理人员的信息反馈,我们不难发现,一款好的远程办公产品一定有着技术上的硬实力作为底层基础。

  以听见L1为例,200多路视频信号同时接入,实时会议语音转写以及翻译的功能背后,是科大讯飞在AI语音交互领域多年深耕的技术实力。作为国内AI语音识别领域的“领头羊”,通过AI语音、语义理解及转写技术,听见L1得以解决远程办公的需求痛点。

  *谦虚学习的心态

  简单的说就是搞技术也要“接地气”,从技术到产品不应是一味地闭门造车,更应该俯身倾听企业的实际需求,从而不断根据企业实际需求进行相应的调整和改进。

  “1月份疫情开始出现的时候,我们的团队就在进行相应的产品改善与升级,包括扩大我们的后台用户支撑规模。” 科大讯飞的产品经理孙鹏对媒体表示,能保证上百人同时视频会议的流畅度与在线沟通的质量,是讯飞团队在疫情时期的首要任务。

  由救急到刚需:视频会议或成数字时代标配?

  出于疫情防控的需要,企业人员在家办公成为当下环境中的短期趋势。从某种程度上讲,在家办公也是为防控出力,为减少经济损失出力。

  考虑到企业经营压力,日前讯飞听见推出了“见屏如面 共克时艰 ”L1产品免费使用方案。据悉,2020年6月30日前,视频会议、转写、翻译服务不计入1000小时内。

  讯飞方面表示,此次的方案旨在帮助企业在疫情期间更好的办公,并有效节约企业的线上办公成本,在疫情的“攻坚战”面前与广大企业一起共克时艰。

  作为特殊时期的一种“急救方案”,视频会议、远程办公成为一种短期内的应急方案,但长期来看,如果体验端更加完善,这样的方案也将成为数字时代的“标配”。

  非疫情期间,传统会议开始前需要准备很多,集齐全部参会人员耗时耗力,效率十分低下,同时疫情期间对优质远程会议产品的使用会放大这种传统会议的弊端,唤醒更多企业给管理者的“效率会议”意识。

  过去会议室场景中,语音实时交谈的形式,会议内容多以视频、音频的形式保存下来,不利于传阅,而经过讯飞L1等优质的远程办公产品体验,其高效快捷便利的特点将逐步渗透至企业日常的办公活动中去。

  实际上,在办公体验中也同样存在消费中的“棘轮效应”,即人们在经过优秀的办公体验很难再适应效率低下的传统会议活动。而此次讯飞听见L1其实超出很多企业和员工的锚定认知,这种高效、便捷的体验容易造成体验上的冲击。

  以电商领域为例17年前电商就因为方便快捷的体验冲击用户心理,从而得以改变用户的消费习惯,使得线上电商爆发,成为主流。

  因而,可以预见的是,未来当疫情过去,这种视频会议的形式也会被更多企业保留并推广,在棘轮效应下开启数字化远程会议、效率办公的全新时代。

  作者:周兴斌,系资深媒体人、知名科技自媒体。2017年度中国十大最具影响力自媒体。关注电商新零售、人工智能、移动互联、数码家电等相关互联网产业。

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